Rendezvény-idővonal: mikor mit kell elintézni? – Visszaszámlálás 12 hónapoktól az esemény napjáig

A rendezvényszervezés egyik legnagyobb hibája az, amikor valaki úgy kezd szállítókat keresni, hogy nincs idővonala. Az eredmény: a legjobb catering már foglalt, az ajánlott fotós négy hónapja tele van, és a helyszín ára közben 15%-ot emelkedett.

Az időzítés nem luxus – az ár és a minőség fundamentuma.

12-9 hónappal az esemény előtt

Ez a fázis a nagy döntések fázisa:

• Határozd meg a dátumot, a helyszínt és a várható létszámot.
• Foglald le a helyszínt (előleggel, szerződéssel).
• Kösd le a fotóst és a videóst – ezek fogynak el először a jó szállítók közül.
• Ha zenekar vagy ismertebb előadó szerepel a tervben, az egyeztetés megkezdéséhez ez az ablak.

6-4 hónappal az esemény előtt

• Válaszd ki és szerződtesd a cateringet (kóstolóval).
• Foglald le a hangtechnikust és a fénytechnikust.
• Ha szabadtéri rendezvény, döntsd el, kell-e sátor, és foglald le a bútor- és sátorbérlést.
• Kezdd meg a meghívó- és kommunikációs tervet.
• Ha az esemény 1000 főnél nagyobb, indítsd el a hatósági engedélyezési folyamatot (a 30 napos határidőhöz képest legyen 90 nap előnyed).

3-2 hónappal az esemény előtt

• Véglegesítsd a menüt és az italválasztékot.
• Küld ki a meghívókat – és nyitj visszajelzési határidőt.
• Rendeld meg a dekorációt.
• Kösd meg az esemény-biztosítást.
• Egyeztesd a logisztikát: ki hogyan jut el a helyszínre, kell-e transzfer.

1 hónappal az esemény előtt

• Gyűjtsd össze a visszajelzéseket és véglegesítsd a létszámot (a cateringnek ez kell).
• Ellenőrizd, hogy minden szállítóval van-e visszaigazolt, aláírt szerződés.
• Ha szükséges, intézd a hatósági bejelentést (8 napos minimumidőhöz ez bőven elegendő).
• Tartsd meg a helyszíni megbeszélést a fő szállítókkal.

1 héttel az esemény előtt

• Végleges futtatás minden szállítóval: kik, mikor, hol, mire van szükségük.
• Erősítsd vissza a szállítási időpontokat és az építési/bontási ablakokat.
• Ellenőrizd az időjárás-előrejelzést – és aktiváld a B tervet, ha van.
• Készíts forgatókönyvet az esemény napjára: ki kit hív, ha valami nem jön össze.

Az esemény napja

• Érkezz 2-3 órával a nyitás előtt.
• Ellenőrizd az összes szállítót a megérkezésükkor (nem elég, hogy „jön").
• Tartsd kéznél az összes szállító elérhetőségét nyomtatva – ha az akkumulátor lemerül, is.
• Jelölj ki egy személyt, aki az esemény alatt a koordinátor – ez ne a házigazda legyen.

A legfontosabb dolog, amit az idővonalba beleírsz

A módosítási határidők. Minden szállítónál tudnod kell, mikor az utolsó pillanat, amikor még módosíthatsz létszámot, helyszínt, menüt. Ezeket egy táblázatban tárold, és 3 nappal a határidő előtt emlékeztesd magad rájuk.

Az ORI Rendezvényiroda szervezési kérdésekben és fellépők közvetítésében is segít – ha konkrét kérdésed van, írj az info@ori.hu-ra.