Rendezvény-költségvetés 2026-ban – mire számíts valójában?

Az egyik leggyakoribb szervezési hiba az, amikor valaki elkezd helyszínt nézni, mielőtt megvan a büdzsé. A helyszín megtetszik, az árajánlat megérkezik, és kiderül, hogy a cateringgel együtt már az összkeret 80%-át elviszi – az előadóra, technikára, fotósra és dekorációra már alig marad.

A megoldás: először a büdzsé, aztán a helyszín.

Az arányok, amiből érdemes kiindulni

Egy 100 fős eseményen – legyen az esküvő, céges vacsora vagy jubileumi rendezvény – a fő kiadási blokkok általában így néznek ki:

Helyszínbérlés: a teljes büdzsé kb. 15-20%-a. Egy 100 fős esten ez 1,2-1,5 millió Ft közé eshet.

Catering (étel + ital + kiszolgálás): a legnagyobb tétel, a büdzsé 40-50%-a. 2026-ban egy rendes ültetett vacsora (3-4 fogás, 8-10 óra ital) fejenként 45 000-65 000 Ft-ra jön ki – a 12-15%-os kiszolgálói pótdíjjal együtt. A tételt érdemes úgy tárgyalni, hogy a kiszolgálói díj bent legyen az ajánlatban, ne utólagos meglepetésként kerüljön a számlára.

Szórakoztatás (DJ vagy zenekar): 150 000-800 000 Ft, a névtől és a műfajtól függően. Egy DJ 5-8 óra munkáért általában 150 000-300 000 Ft-ot kér; egy élő zenekar vagy saját hangrendszeres banda 500 000-800 000 Ft-ba is kerülhet.

Fotós és videós: A fotós 60 000-250 000 Ft, a videós külön 80 000-150 000 Ft. Ne spórolj ezen: egy rossz fotós eltörli az este emlékét.

Dekoráció: Az egyik legnehezebben becsülhető tétel. Virágkötészet, textilek, fényfüggönyök, esetleg tematikus kiépítés – a spektrum 100 000 Ft-tól 1 millió Ft-ig terjed.

A 10-15%-os tartalékszabály

Minden tapasztalt rendezvényszervező tart fenn tartalékot. Mindig lesz valami, ami nem szerepelt az eredeti tervben: extra italfogyasztás, sürgős logisztika, a torta szállítmányozási díja, a technikus várakozási ideje. Ha nincs tartalék, ezeket a megrendelő állja sokkolt arccal az esemény végén. Ha van tartalék, az este zárható azzal, hogy „minden rendben volt".

Amit sokan elfelejtnek beárazni

Három tétel, amelyek rendszeresen kimaradnak az első büdzsékből:

• Transzport: ha a helyszín nem közlekedési csomópontnál van, a vendégek szállítása pluszköltség.
• Öltöztető és gardrób: nagyobb rendezvényen szükség lehet külön stábra.
• Engedélyezés és biztosítás: ezekről részletesen a következő cikkekben írunk.

Hány ajánlatot kérj?

Minimum hármat – minden főbb tételnél. Egy ajánlatból nem látod a piacot, kettőből nem látod a szórást, háromból már tudod, ki próbál meg túlárban értékesíteni, és ki az, aki valódi értéket kínál.