Védőháló a kulisszák mögött: Miért nem spórolhatsz soha a rendezvény biztosításán?

Amikor két évtizeddel ezelőtt pályakezdőként az első nagyobb szabadtéri koncertem backstage-ében álltam, még azt hittem, hogy a rendezvényszervezés csúcsa a tökéletes hangosítás és a pontosan érkező catering. Aztán jött egy hirtelen nyári felhőszakadás, egy elszabadult díszletelem, és az a pillanatnyi pánik, amikor rájössz, hogy ötezer ember biztonsága a te kezedben van. Ma már tudom, hogy a sikeres esemény nem ott kezdődik, ahol a fények kigyúlnak, hanem ott, ahol a kockázatokat eltemetjük. A rendezvénybiztosítás kérdése sokak számára csupán egy unalmas tétel a költségvetési táblázat alján, pedig ez az a láthatatlan védőháló, amely nélkül minden produkció kötéltánc a szakadék felett.

Sokan kérdezik tőlem, hogy hol van az a határvonal, amikortól már nem elég a „majd csak nem lesz baj” hozzáállás. Tapasztalataim szerint nincs az a kis létszámú családi nap vagy céges tréning, ahol ne jöhetne közbe valami váratlan. Persze a jogszabályi háttér, például a sokat emlegetett 23/2011. (III. 8.) Korm. rendelet pontosan meghatározza a zenés, táncos rendezvények biztonsági követelményeit, de a felelősség messze túlmutat a paragrafusokon. Az Országos Rendezvényiroda (ori.hu) szakértői is gyakran hangsúlyozzák, hogy a biztonsági tervezés nem akkor kezdődik, amikor a jegyeket eladjuk, hanem már a helyszín kiválasztásának pillanatában. Egy rossz elhelyezkedésű kijárat vagy egy nem megfelelően rögzített színpadtechnika olyan láncreakciót indíthat el, amit később már lehetetlen megállítani.

A biztosítás szó hallatán a legtöbben rögtön a biztonsági őrökre gondolnak, pedig ez a fogalom jóval összetettebb. Magában foglalja a vagyonvédelmet, a felelősségbiztosítást és a komplex kockázatkezelést. Gondoljunk csak bele: mi történik, ha egy fontos külföldi előadó az esemény előtti napon betegszik meg, vagy ha egy technikai hiba miatt elmarad a várva várt gála? Ilyenkor nemcsak a presztízs veszhet el, hanem hatalmas összegek is. A nemzetközi gyakorlatban, például a német vagy az angolszász piacokon, már elképzelhetetlen egy közepes méretű konferencia is „event cancellation” biztosítás nélkül. Idehaza is látom az elmozdulást ebbe az irányba, hiszen a szervezők rájöttek, hogy a nyugodt alvás ára elenyésző a potenciális kárigényekhez képest.

A professzionális biztonsági csapat kiválasztása nem csupán izommunka kérdése. Az ormótlan, zord tekintetű kidobók kora leáldozott; ma már a „security” a rendezvény arcává vált. Ők találkoznak először a vendégekkel, ők irányítják a sorban állást, és az ő fellépésük határozza meg az alaphangulatot. Egy jól képzett biztonsági szakember nemcsak a konfliktusokat kezeli, hanem megelőzi azokat a puszta jelenlétével és kommunikációjával. Az ori.hu rendezvényhelyszín-kereső adatbázisában böngészve gyakran látom, hogy a prémium helyszínek már eleve rendelkeznek bevált partnerhálózattal ezen a téren, ami hatalmas könnyebbség egy szervezőnek. Ha a helyszín és a biztonsági cég között megvan az összhang, a váratlan helyzetek – legyen az egy rosszullét vagy egy hívatlan vendég megjelenése – rutinfeladatként, a közönség zavarása nélkül oldódnak meg.

Van egy történetem egy 2012-es budapesti fesztiválról, ahol egy hirtelen jött vihar miatt percek alatt kellett kiürítenünk a területet. Nem a technika mentése volt az elsődleges, hanem az a háromezer ember, akik fedezéket kerestek. Ott tanultam meg, hogy a biztonsági terv nem csak papír, amit a hatóságoknak mutatunk meg. Akkor és ott mindenki pontosan tudta a dolgát, mert a biztosítási strüktrúránk része volt egy folyamatosan frissített menekítési útvonalterv. Ez az eset rávilágított arra is, hogy a rendezvénybiztosítás részét kell, hogy képezze az egészségügyi ellátás is. Egyetlen mentőautó jelenléte nem csupán biztonságérzetet ad, hanem életeket menthet, amikor a másodpercek számítanak. A nagyobb volumenű eseményeknél ma már alapfeltétel a rohammentő vagy az önkéntes elsősegélynyújtó pontok telepítése.

A technológia fejlődése ezen a területen is elképesztő változásokat hozott. Ma már drónokkal figyelhetjük a tömegsűrűséget, hőkamerákkal szűrhetjük a gyanús helyzeteket, és intelligens beléptetőrendszerekkel követhetjük valós időben a látogatószámot. Mégis, minden kütyü ellenére az emberi tényező marad a legfontosabb. A szervezőnek tisztában kell lennie azzal, hogy a felelősség delegálható, de nem hárítható el teljesen. Ha valami történik, a nap végén rajtunk kérik számon a biztonsági intézkedések hiányát. Éppen ezért javaslom mindig a kollégáknak, hogy ne spóroljanak a szakértő tanácsadáson. Mint ahogy az ori.hu szakértői is javasolják, érdemes már a koncepcióalkotás fázisában bevonni egy biztonságtechnikai auditort, aki rávilágít a sötét foltokra.

Végezetül beszélnünk kell a „miért”-ről is, azon túl, hogy a törvény kötelez minket. A biztonság nem költség, hanem befektetés a márkánk és a vendégeink lojalitásába. Egy olyan esemény, ahol az emberek biztonságban érzik magukat, ahol nincs lökdösődés a beléptetésnél, és ahol láthatóan mindenre felkészültek a szervezők, sokkal pozitívabb visszajelzéseket kap. A biztosítás és a biztonságos lebonyolítás a minőség iránti elkötelezettségünk legfontosabb jele. Az évek során megtanultam: a legjobb rendezvény az, ahol a biztonsági stáb egész este „unatkozik”, mert a megelőző munka és a jól felépített védelem már azelőtt elhárított minden bajt, hogy az egyáltalán kialakulhatott volna. Ezt a nyugalmat pedig semmilyen látványos tűzijáték vagy világsztár fellépése nem pótolhatja.